É uma das situações mais comuns na logística hospitalar. Uma unidade de enfermagem pede com urgência um produto que se esgotou, enquanto, alguns pisos mais acima, o mesmo produto permanece num armário em quantidades que não serão utilizadas antes de expirar o prazo de validade. Ambos os problemas têm a mesma origem: um stock que não é gerido como um sistema único.
De onde vem o desequilíbrio
Cada serviço protege-se. Quando o abastecimento já falhou no passado, as equipas guardam um pouco a mais "por precaução", e essa reserva é invisível para o resto do hospital. A reposição segue muitas vezes o hábito ou um calendário fixo, e não aquilo que foi efetivamente consumido. E o consumo raramente é registado no momento da utilização, pelo que o armazém planeia com informação já desatualizada.
O resultado é um hospital que, no conjunto, tem mais stock do que necessita e que, ainda assim, sofre roturas em pontos concretos. Os enfermeiros gastam tempo a procurar, a pedir emprestado a outros serviços e a contar, tempo que é retirado ao cuidado do doente.
O que muda a situação
- Níveis de stock definidos para cada localização, acordados com o serviço e revistos periodicamente, e não fixados uma vez e esquecidos.
- Reposição por consumo (pull): repõe-se o que foi consumido. Os sistemas Kanban, com ou sem RFID, tornam isto visível e simples.
- Visibilidade do stock por localização, para que o armazém e os serviços vejam a mesma realidade.
- Registo do consumo o mais perto possível do ponto de utilização, sem acrescentar passos ao trabalho dos profissionais clínicos.
Começar onde o problema é visível
Não é necessário transformar o hospital inteiro de uma só vez. Um serviço com roturas frequentes, ou um armazém com perdas elevadas por fim de validade, é um bom ponto de partida: a situação de referência é clara, a equipa sente o problema e a melhoria pode ser medida. O que funcionar aí torna-se o modelo para o serviço seguinte.